Quote:

“Volgens mij ben ik zelf net zo veel tijd kwijt met het maken van de facturen als wanneer ik het zou uitbesteden.”

De eerste keer zal het je zeker veel tijd kosten om het uit te besteden. De kans dat het je zelfs meer tijd kost is behoorlijk groot. Het is een proces waar je samen doorheen zal moeten. Je zal samen een manier moeten vinden die past. Veel valt of staat hierbij met het systeem wat gehanteerd wordt.

Wanneer je per factuur alle gegevens apart moet mailen, denk daarbij aan de klantgegevens, factuurnummer, werkzaamheden, datum, etc. Dan is de kans niet erg groot dat het uitbesteden je werkelijk tijd gaat opleveren.

Maar hoe dan wel?

Om het visueel te kunnen maken ga ik je één van de mogelijkheden voorleggen. Laat duidelijk zijn dat er veel meer mogelijk is. Bespreek altijd je eigen wensen en ideeën met je VA. Ik ga er in dit voorbeeld gemakshalve even van uit dat je klant bij mij bent. Dan kan ik in de ‘ik-vorm’ praten.

Stel: je bent fysiotherapeut die wekelijks z’n facturen maakt. Je hebt je klantenbestand in een Excel overzicht staan en je tarief is € 50 per behandeling.

Om het factureren dan uit te besteden is het heel erg handig als je een online agenda hebt die je met me kan delen. Daarin zet je je afspraken neer met daarbij het klantnummer. Mocht je je klanten geen klantnummer geven dan kun je ook aangeven in welke rij in Excel de klant staat. Dus bijvoorbeeld: 20 december 9.00 uur Marijke (16).

Vervolgens zorg je ervoor dat je het Excel overzicht deelt met me in bijvoorbeeld Dropbox of Google drive. Hierdoor kunnen we samen werken met een bestand wat altijd up-to-date is.

Laat me vervolgens weten wanneer je wilt dat er gefactureerd moet worden. Dan loop ik je agenda door en kan dan dus precies zien wie er allemaal een factuur moeten krijgen.

Aan de hand van de door jou aangeleverde format ga ik dan de facturen voor je maken en stuur ze in PDF naar je toe ter goedkeuring.

Na goedkeuring kun je kiezen uit de volgende mogelijkheden
1- je verstuurt zelf de facturen per mail of post
2- ik verstuur de facturen per mail of post

Wanneer je kiest voor de laatste optie is het mogelijk om een email adres aan te maken die aansluit bij jou bedrijf. Dan kan ik vanuit jou bedrijf, desgewenst met mijn naam, de facturen in PDF versturen. Hierbij kan je dan bijvoorbeeld denken aan klantenservice@……nl.

Maar Marijke mijn facturen zijn niet standaard. Wat nu?

Op het moment dat je geen standaard facturen hebt dan is er de mogelijkheid om alles in een mail naar mij te sturen. Zet hierin alle gegevens die ik nodig heb en ik zorg dat de factuur gemaakt wordt.
Natuurlijk gaan we dan samen op zoek naar de meest effectieve en efficiënte manier om dit over te dragen.

Mijn klantenbestand staat niet in Excel maar in mijn contacten van Outlook!

Ook dit is geen enkel probleem. Je kunt dan visitekaartjes per mail naar mij versturen. Je kan dan voor elke factuur die er verzonden moet worden apart het visitekaartje te mailen. Of je kan al je contacten in 1 keer naar mij verzenden. Als je geen idee hebt waar ik het nu over heb kun je hier verder lezen hoe dat werkt.

Het uitbesteden van het factureren hoeft dus niet veel tijd te kosten. Laat wel duidelijk zijn dat, net als bij bijna alle andere werkzaamheden, je te maken hebt met het opstarten. In het begin zal er redelijk veel contact nodig zijn om het proces goed op te zetten. Echter na een aantal weken zal dit contact alleen nog maar bestaan uit het geven van de opdracht en het ontvangen van de facturen. Hierbij ervan uitgaande dat er geen bijzonderheden zijn. Mocht dat wel het geval zijn zal er uiteraard meer gecommuniceerd moeten worden met elkaar.

Mijn vraag aan jou is: welke werkzaamheden vind jij vervelend of tijdrovend? Dan kan ik je in een volgende blog eens uitleggen hoe het proces gaat verlopen als je dit zou uitbesteden.

Ik zie je reactie dus graag tegemoet.