Denk je vaak aan het einde van de dag “wat heb ik nu eigenlijk gedaan?” Was je heel de dag druk, maar ben je niet effectief bezig geweest? Dan zijn deze drie time-mangement tips de uitkomst!
1. Stop met multitasken!
Het werkt namelijk niet!
Het maakt niet uit of het nu om werk of om privé zaken gaat, meer dan één ding tegelijk doen is gewoon moeilijk. Je bent namelijk niet gefocust. Hierdoor ben je uiteindelijk gewoon veel langer bezig en dan maak je vaak ook nog meer fouten.
Het is je vast wel meer dan eens gebeurd dat je de trap oploopt en boven al niet meer weet waarom je naar boven bent gelopen. Dit heeft allemaal te maken met focus.
Zorg dat je eerst één ding afmaakt voordat je aan het andere gaat beginnen. Je kan beter twee dingen afgemaakt hebben dan aan vijf dingen begonnen zijn.
2. Deel je doelen op in tussenstapjes!
Heb je als doel om je website aan te passen. Schrijf dan niet op je to-do-lijst dat je je site moet aanpassen. Maar schrijf alle stappen op. Je weet waarschijnlijk wat je wilt aanpassen en als je dat allemaal los opschrijft, kan je veel sneller strepen. Het zijn dan allemaal veel kleinere taken, en dat maakt het overzichtelijker.
3. Zet een kookwekker!
Vind je het een heel vervelend klusje om je site aan te passen, dan kun je er voor kiezen om elke dag bijvoorbeeld een half uur er mee bezig te zijn. Kijk wat je allemaal kunt doen in die 30 minuten. Zorg dat je in die tijd niet gestoord word. En stop ook na dat half uur. Dan is het maar een half uur dat je dat moet doen. Morgen ga je weer verder!
Als je thuis werkt en geneigd bent om tijdens werktijd te gaan lopen opruimen, zet dan je wekker op 10 minuten. Ga 10 minuten zoveel mogelijk opruimen. En stop ook na die 10 minuten. Je zult versteld staan van hoe snel je dingen gedaan krijgt als je je hier aan houdt.
Dit kun je ook doen met het opruimen van al je oude mails of oude bestanden.
Op deze manier heb je elke dag wel wat gedaan aan een klus waar je geen zin in hebt, dat geeft je een goed gevoel. En als je dan al je doelen/acties in kleine acties hebt opgeschreven, kan je ook heel veel afstrepen. Dat geeft ook weer rust.
4. Hou bij wat je allemaal doet!
Als je regelmatig last hebt van het feit dat je aan het einde van de dag niet meer weet wat je nu precies gedaan hebt. Of kun je niet goed inschatten hoeveel tijd je ergens mee bezig bent?
Hou dan eens een week lang bij wat je nu allemaal precies doet, en hoe lang je er mee bezig bent. Dit kun je doen door alles op te schrijven, maar ook door gratis software te downloaden waarmee je tijd kan bijhouden. Ik gebruik zelf bijvoorbeeld Toggle.com.
Hiermee kan ik precies bijhouden hoeveel tijd ik ergens mee bezig ben geweest. En in het begin zal het je zeker verbazen, hoeveel tijd je met sommige dingen kwijt bent. Als je dit voor alles doet dan krijg je inzicht!
Kijk of je antwoorden kan krijgen op bijvoorbeeld:
- Moet ik dingen beter plannen omdat ik er veel langer/korter mee bezig ben dan verwacht?
- Kan je sommige dingen bundelen?
- Zijn er dingen waar je wel heel veel tijd aan kwijt bent? Zo ja, ga dan eens kijken waar dat door komt. Komt dat omdat je niet precies weet hoe het werkt? Zorg dan dat je het echt gaat leren, of maak voor jezelf eenmalig handleiding. Of kijk hoe je dit anders zou kunnen oplossen!
5. Maak een duidelijke planning per dag!
Door al deze informatie leer je veel beter plannen.
Vervolgens maak je aan het het einde van de dag een lijst met daarin maximaal 6 belangrijke taken voor de volgende dag. Omdat je nu weet hoe veel tijd je ergens ongeveer mee bezig zult zijn, zet je daarbij ook de geschatte tijd neer. Tenslotte vul je je agenda in. En plan dan ook tijd in voor het beantwoorden van mail en telefoon. Hou je aan de planning en je zult versteld staan hoe productief je gaat worden.
Mijn vraag aan jou is: heb je nog meer handige time-managment tips die men kan gebruiken om tijd te gaan besparen? Ik zie je reactie heel graag tegemoet!
ik gebruik zelf een tool van Brendon Burchard. Dit is de 1-page productivity planner. Iedere dag vul je dit formulier in. Het bestaat uit drie delen:
deel 1: Projecten
De drie belangrijkste projecten waar je momenteel mee bezig bent. Per project geef je aan wat de vijf taken zijn die je moet doen om dit project een stap verder te helpen
Deel 2: Mensen
Welke mensen moet je vandaag perse benaderen?
Op welke mensen wacht je om verder te kunnen met iets?
Deel 3: Prioriteiten
De belangrijkste klussen die ik vandaag moet afwerken, ongeacht wat er gebeurt
Als je geinteresseerd bent in dit template, laat dan een berichtje achter met je email en ik stuur het toe
Dat klinkt als een heel duidelijk template om je zaken goed op orde te houden. Dank je wel voor het delen. Om het nog beter te kunnen te kunnen begrijpen zou ik het heel leuk vinden als je mij inderdaad deze template wilt sturen. Of kunnen we hem misschien hier delen?
Wat een fijne tips weer Marijke. Ik doe zelf altijd de rottigste klussen als eerst. Dan ben ik daar vanaf. Als ik mensen moet bellen doe ik dat ook aan het begin van de dag, dat geeft vaak veel voldoening en dat is prettig om de dag mee verder te gaan. En mail is geen onderdeel van mijn takenlijst, dat doe ik aan het einde van de dag, voor de rest van de dag heb ik dit uit staan.
Dit is een mooie aanvulling op de handige tips Marielle, dank je wel.
Als je de vervelende klussen inderdaad als eerste doet geeft dat je gelijk een goed gevoel. Tevens ga je er dan niet steeds meer tegenop zien.
Wat fijn als je de mail maar 1 keer per dag hoeft te bekijken en te beantwoorden, voor mij is dat geen optie, maar als het zou kunnen zou dat inderdaad heel erg veel rust geven.
Heel handig Marijke, deze tips. Ik weet het wel maar ik vergeet het ook weer… Wel vraag ik me af hoe je die tijd bijhoudt. Ik ben zo bang dat ik weer uurtje-factuurtje moet gaan zitten verantwoorden wat ik doe, net als in loondienst. En daar wilde ik juist vanaf!
Meta, het gaat er in dit geval niet om dat je uurtje-factuurtje gaat werken. Het gaat erom dat jij beter kan gaan inschatten hoe lang je ergens mee bezig bent. Op die manier is het makkelijker om een prijs af te spreken met je klanten, en zal je minder snel op een heel laag ‘uurtarief’ uit gaan komen.
Zoals ook al in het artikel staat gebruik ik Toggle.com. Daarmee kan je de werkelijke tijd bijhouden dat je ergens mee bezig bent. Je klikt op start als je ergens aan begint en op stop als je klaar bent of stopt.
Voor meer vragen of uitleg weet je me te vinden!
Plannen is nu net iets waar ik helemaal niet goed in ben. Ik neem me wel dingen voor en een aantal dingen hou ik me aan. Maar ik ben iemand van “go-with-the-flow” en iedere dag levert toch altijd verrassende elementen op. Wat mijn planning regelmatig in de war gooit. Dus plan ik niet veel. Misschien zou ik het meer moeten doen. Maar ik weet niet of me dit zou lukken in de praktijk. Heb je hier een oplossing voor? Kan een VA ook plannen voor je?
Beste Dave,
Dank je wel voor je openheid hier.
Ik denk dat het heel slim zou zijn om eens te kijken of er een moment op de dag is dat je je wel aan een planning zou kunnen houden. Wanneer heb je de meeste focus. Werk je het beste in de ochtend, middag of avond? Of is dat een uur in de ochtend en een uur in de middag? Als je dat weet zou je alleen op die tijden een planning kunnen maken. Zet voor die tijd de belangrijkste dingen in je agenda die gedaan moeten worden. En probeer je daar aan te houden.
Op die manier voelt het misschien minder dat je een strak schema hebt en kun je nog steeds het go-with-the-flow gevoel houden. Als je merkt dat dit goed werkt voor je, kun je er voor kiezen om nog een moment extra te plannen.
Een VA kan inderdaad ook je planning maken. Maar laat duidelijk zijn dat als jij je er niet aan wil/kan houden, dat het ook dan geen zin heeft.
Laat je ons weten wat je van deze tips vind?
Dankjewel voor de tip, Marijke. Ik kan hier wel wat mee. Over een aantal weken gaan mijn stiefzoon en zijn vriendin – die ook bij ons woont – het huis uit. Dan zal er een hele andere tijd gaan aanbreken waarbij ik meer mijn tijd zal kunnen gaan plannen. Jouw tip om dit eerst gedeeltelijk te doen, ga ik zeker gebruiken!
Er zal dan inderdaad een hele andere tijd gaan aanbreken voor je. Succes daarmee.
Ik ben blij dat ik je heb kunnen helpen met deze tip. Ik zou het leuk vinden als je me nog eens laat weten of dit ook daadwerkelijk voor je gewerkt heeft.
Ja, dat is goed. Ik zal je laten weten hoe het gaat.