De keuze om je auto zakelijk of privé te zetten is een lastige keuze. In het maken van deze keuze kan ik je helaas niet helpen. Hierover is veel informatie op het internet te vinden. Maar wat ik zelf op het internet nergens kan vinden is het volgende.

Hoe moet ik nu mijn kilometers registreren die ik zakelijk rij met mijn privé auto?

Omdat ik dit al vaker heb gehoord van verschillende ondernemers, ben ik het eens gaan uitzoeken. Dit wil ik dan ook graag met jullie delen.

Om zakelijk gereden kilometers te kunnen ‘declareren’ in je bedrijf zegt de belastingdienst dat je deze kilometers aannemelijk moet kunnen maken. Omdat dit natuurlijk niet veel zegt heb ik nagevraagd of de manier waarop ik de kilometers bijhoud voldoende ‘bewijs’ is. De dame die ik bij de belastingdienst gesproken heb heeft hierin toegestemd.

In mijn agenda houd ik natuurlijk, net als jij, mijn afspraken bij. Zodra dit een afspraak buiten de deur is zet ik het adres erbij. Aan de hand van de postcodes kijk ik op de site van de ANWB hoeveel kilometers dit zijn. De kilometers schrijf ik vervolgens erbij. Aan de hand van die gegevens heb ik een overzicht gemaakt met mijn zakelijke kilometers. Hierbij schrijf ik de volgende gegevens:

• Datum
• Bestemming
• Aantal kilometers

Het totaal aantal zakelijk gereden kilometers in het jaar kan je vervolgens aan het einde van het jaar in je boekhouding opnemen tegen € 0,19 per kilometer.

Het is dus niet verplicht om hierbij ook de kilometerstanden te noteren. Dat scheelt voor veel mensen denk ik een hoop gedoe.

Het is wel zo dat je een deel van de btw kosten over onderhoud en de benzine aan het einde van het jaar mag aftrekken. Om hierop aanspraak te maken dien je een goede verhouding van zakelijk en privé kilometers te kunnen berekenen. Dit kun je doen door de kilometerstand van 1 januari te noteren en die van 31 december. Maak hier eventueel een foto van met je smartphone.
Omdat je dus een overzicht hebt van de zakelijke kilometers en kunt berekenen hoeveel kilometer je totaal in dat jaar hebt gereden kun je deze verhouding berekenen. Stel dat je 75% privé hebt gereden en 25% zakelijk. Dan mag je 25% van de betaalde btw bij de laatste btw-aangifte over dat jaar aftrekken.
Het nadeel hiervan is wel dat je dan alle bonnen van alle kosten wel moet bewaren. Maar indien je veel kosten hebt gehad is het natuurlijk wel de moeite waard.