Herken je dat: overal liggen lijstjes, krabbeltjes, aantekeningen en briefjes? En je bent regelmatig flink aan het zoeken waar je welke notities hebt opgeschreven?
Dan wordt het tijd om dit eens op een goede manier te gaan structureren.
Het gebeurde mij zo ontzettend vaak dat ik zeker wist dat ik iets op had geschreven en dat ik het dan nergens meer kon vinden. Dan stond het weer ergens achterop of had ik het weer per ongeluk weggegooid. Dit frustreerde mij zo enorm dat ik het anders ben gaan aanpakken. En bij mij werkt het erg goed.
Als jij er ook gek van word om elke keer je krabbels kwijt te zijn, dan denk ik dat ik je vandaag een hele simpele maar handige tip kan geven.
Schrijf die krabbels niet op losse papiertjes!
Sinds een aantal maanden heb ik een groot A4 notitieboek met een ringband. Hierin schrijf ik werkelijk alles op. Zo weet ik zeker dat ik altijd al mijn krabbels kan terugvinden. Eens in de zoveel tijd loop ik er helemaal doorheen om te kijken wat er van weg kan en wat ik nog moet bewaren.
Maar als je al die krabbels op losse papiertjes hebt staan, zal je deze toch eerst eens moeten uitzoeken.
Hoe ga je hier nu precies mee aan de slag:
- Verzamel al je briefjes, lijstjes en notities bij elkaar. Stop ze in een bakje ‘actie’. Vanaf nu stop je ze altijd daarin. Dan kan je ze in ieder geval altijd terugvinden
- Ga ze vervolgens stuk voor stuk bekijken:
- Is het een actie die je binnen twee minuten kan afhandelen? Doe dit dan direct! En gooi daarna het briefje weg!
- Is het een actie waar je langer mee bezig bent, plan hier dan tijd voor in in je agenda, of zet het op je to-do-lijst. Zet alle info die je nodig hebt erbij zodat het briefje weg kan!
- Is het een actie die voor een bepaalde tijd gedaan moet worden? Plan het dan tijdig in in je agenda, en zet daar ook alle extra informatie neer, zodat je het briefje kan weggooien!
- Is het informatie die je bij een andere actie nodig hebt zoals bijvoorbeeld een naam of telefoonnummer? Noteer dit dan bij die actie. Zo kan dat papiertje ook weer weg!
- Als het notities zijn bewaar ze dan daar waar ze thuis horen.
- Adresgegevens of telefoonnummers in je digitale lijst met contactpersonen of in je adressenboek
- Notities voor een bepaalde klant, stop ze allemaal in ordners, met een tabblad per klant
- Bewaar ideeën en dingen die je inspireren in een aparte map
Als je je hele stapel hebt doorgewerkt is het van groot belang dat je geen gebruik meer maakt van losse briefjes. Zoals ik al eerder heb gezegd schaf een groot notitieboek aan en schrijf daar alles in op. Als jij je dit eigen maakt heb je binnenkort niet meer het probleem van allemaal losse briefjes en weet je altijd alles terug te vinden.
Vaak schrijf je to-do-lijsten toch weer op een los blaadje. Elke keer dat je iets klaar hebt streep je dit af. Maar ook schrijf je er weer nieuwe dingen bij. Of je maakt weer een nieuwe lijst. Als je dit vervelend vind kan je heel gemakkelijk een digitale to-do-lijst maken. Gebruik je Outlook of heb je een Google-agenda, dan kan je heel gemakkelijk een digitale lijst maken. Bij outlook vind ik het persoonlijk iets minder overzichtelijk. Voordeel van Google-agenda is dat je ook alle taken die je hebt afgevinkt nog ziet staan. Die kan je dan vervolgens heel gemakkelijk zelf naar de prullenbak verplaatsen. In outlook moet je daarvoor een andere weergave aanzetten. Maar dit is natuurlijk mijn persoonlijke voorkeur. Ieder zijn ding.
Mijn vraag aan jou is: Hoe voorkom jij dat het een chaos wordt met allemaal rond slingerende briefjes? Hoe hou jij het overzicht?
Ik zie je reactie graag onderaan deze blog.
Heel herkenbaar. Ik schrijf ook alles in notitieblokken, alleen heb ik dan zoveel blokken rondslingeren dat ik er soms meerdere moet doorbladeren om de goede pagina terug te vinden. Gekleurde blokken van de Action, dat helpt! Voorheen hergebruikte ik gebruikt printpapier voor mijn losse notities. Heel milieuvriendelijk, maar niet handig. Ik leg die blaadjes nu apart, dan mag mijn zoontje ze als tekenpapier gebruiken. Hij blij, ik blij!
Dank voor je reactie Meta. Als je meerdere blokken gebruikt is dat inderdaad nog steeds niet handig. Mijn idee is dan ook dat je maar 1 blok/boek gebruikt hiervoor. Anders heb je nog steeds hetzelfde effect als met al die losse blaadjes.
Indien je verschillende blokken gebruikt voor verschillende aantekeningen kan het wel weer handig zijn. Maar wees daar dan wel heel consequent in. Ik zou je dan toch beter adviseren om het in 1 blok/boek te doen en dan eens per week hier doorheen te gaan. Om vervolgens alles wat je wilt bewaren in diverse ordners te stoppen. Zo hou je het overzicht beter.
En voor wat betreft de recycling van gebruikt printpapier, heel handig om dat als tekenpapier te gebruiken voor je kinderen. Ook kan je dit zelf gebruiken voor notities die je gelijk verwerkt, maar gooi ze daarna gelijk netjes bij het oud-papier. Zorg dat je die aan het einde van de dag niet meer op je bureau hebt liggen.
Ook voor mij herkenbaar! Losse papiertjes…in de tas, agenda, op tafel, tussen de tijdschriften..noem het maar op. Maar lang leve de smarthphone!
Het gebruik van de smarthphone heeft een aantal losse papiertjes drastisch teruggedrongen naar een enkel boodschappenlijstje (dat, bij aankomst bij de supermarkt, toch weer op de keukentafel is blijven liggen)
Notities, taken, agenda….in de phone. Alleen voor ideetjes, intzichten en te onthouden anekdote’s maak ik nog gebruik van een klein formaat notitieboekje.
Tenzij ik onderweg ben in de auto…dan is de opnamefunctie die de smarthphone heeft echt een uitkomst!
Beste Monique,
Heel handig inderdaad om je smartphone hiervoor te gebruiken. Mooie aanvulling op mijn blog, dank je wel daarvoor!
Hoi Marijke,
Ik herken dit, ik heb sinds kort ook 3 schriften waar ik alles in krabbel. Per onderwerp 1 schrift. Ik ben het nog aan het uitproberen, dus je blog helpt wel. Vooral de google agenda ga ik in overweging nemen. Anderen kunnen die ook inzien toch?
Hoi Marieke,
Ben benieuwd hoe je het vind om met deze drie schriften te werken. Ik zou het leuk vinden als je je bevindingen hier wilt delen met ons.
Het klopt inderdaad dat anderen ook je Google agenda kunnen zien, mits je de agenda deelt met anderen. Jij bepaald wie mee kan kijken in je agenda. Als je hier vragen over hebt hoor ik het wel van je!
Hoi,
Inderdaad een zeer handig systeem. Zelf gebruik ik zo’n schrift waarvan ik de bladen er kan uithalen en weer terug steken. Zo kan ik alles chronologisch noteren en achteraf toch per onderwerp sorteren. Ik heb zo ook maar 1 schrift nodig.
Ondanks dat ik mee ben met alle nieuwe media vind ik persoonlijk elektronische lijsten niet handig werken. Ik stop ze bij in mijn schrift dat ik altijd bij heb om te noteren.
Mvg,
Peter
Beste Peter,
Wat een mooie toevoeging heb jij gegeven. Inderdaad erg handig om zo’n schrift te gebruiken. Voor de mensen die niet weten waar je zo’n schrift kan kopen zou het leuk zijn als je dat met ons wilt delen. Heb je een link voor ons?
En je opmerking over elektronische lijsten, daar ben ik het mee eens. Het heeft ook niet mijn voorkeur om dit allemaal digitaal te doen.
Marijke, zonder reclame te willen maken, het zijn de schriften van Atoma, die zijn (in België toch) zowat overal te koop.
Dank je wel Peter! Deze schriften zijn mij in ieder geval bekend maar weet niet of ze ook overal in Nederland te koop zijn. Op deze manier kan iedereen in ieder geval via internet zoeken naar waar ze ze zouden kunnen kopen.
De meetingbook van Oxford is ook een geweldig product. Achteraan is er een kaft om losse papieren in op te slaan. Elk blad kan uitgescheurd worden en is reeds geperforeerd om in een map te steken. In België zijn deze te koop bij Makro.
Dank je wel voor deze toevoeging!
Ik gebruik 2 schriften waarin ik alles schrijf wat ik wil/moet onthouden;
1 voor ‘Thuis’ en 1 voor ‘Werk’. In de kantlijn schrijf ik datum en onderwerp.
Thuisschrift ligt in de huiskamer, Werkschrift in mijn praktijkruimte, allebei in een postbakje.
Maar ja, zul je altijd zien, zit ik in de huiskamer, krijg ik een briljant ‘werk-idee’,..of andersom.
Ik heb de oplossing gevonden in zo’n heel klein notitieboekje met een spiraal aan een kant. Boekje past in de zak van m’n jeans, desnoods in m’n mouw. Potloodje past precies in het spiraal.
Ik schrijf mijn idee op in het boekje en als ik in mijn praktijk kom scheur ik het eruit en leg het bij het werkschrift in het postbakje voor verdere verwerking. Werkt prima!